Kişisel Verileri Koruma

Kişisel Verileri Koruma Komitesi İç Yönergesi

GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Kişisel Verileri Koruma Komitesi “Komite” İç Yönergesi “İç Yönerge”, 07/04/2016 tarihli, 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na “Kanun”, Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun çıkardığı ve 28/10/2017 tarihli, 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e “Yönetmelik”, GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına “Politika” ve GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına “Saklama ve İmha Politikası” uygun olarak hazırlanmıştır.
Kanun ve Yönetmelik uyarınca kişisel veri saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesi ve gerekli iş ve işlemlerin yapılması amacıyla, veri sorumlusu GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ nezdinde bir Kişisel Verileri Koruma Komitesi kurulmuştur. Bu kapsamda, kişisel verilerin korunması düzenlemeleri ve Politikalar gereğince kişisel verilerin saklanması ve imhası için GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından gerekli iç düzenlemeler yapılmakta ve farkındalığın oluşması için ihtiyaç duyulan sistem kurulmaktadır.
Amaç:
Madde 1- İşbu İç Yönerge; Komite’nin, görevlerini, kişisel verilerin korunması düzenlemeleri ve Politikalar çerçevesinde uyması gereken esasları ve Politikalara bağlı olarak uygulayacağı prosedürleri yerine getirmesine ilişkin hususların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Kapsam:
Madde 2- İşbu İç Yönerge Komite’nin ve üyelerinin ilgili sorumluluk, çalışma ve faaliyetlerini kapsar.
Dayanak:
Madde 3- Bu İç Yönerge; 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile İlgili yukarıda anılan düzenlemelere dayanılarak hazırlanmıştır.
GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ Kişisel Verileri Koruma Komitesi:
Madde 4- Komite, Kanun kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmek, Politikaların uygulanmasını sağlamak ve denetlemek, bunların işleyişine yönelik önerilerde bulunmak üzere GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ yönetim kurulu tarafından atanır. Kurul; GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİnin kişisel verileri koruma düzenlemeleri kapsamında denetim, uyumluluk ve sürdürülebilir etkinliği sağlamakla görevlidir. Komite üyelerinin görev dağılımları, Komiteden üye çıkarılması veya eklenmesi veri sorumlusunun verdiği yetki ile komite başkanı tarafından gerçekleştirilir.
Veri Sorumlusu Temsilcisi:
Madde 5– Veri Sorumlusu Temsilcisi, Komite içerisinden seçilir ve GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ ’nın Kurum ile olan ilişkilerini yürütür.

Üyeler:
Madde 6- Komite’nin oluşumu ve kişilere görevleri aşağıda belirlenmiştir.

Statü	Görevi
Başkan	Komite Başkanı-yönetişim ve iletişimden sorumlu
Üye	Kanun uyum ve denetim ile iş süreçlerinin planlanması-raporlama sorumlusu
Üye	Bilgi Teknolojileri- veri güvenliği, risk yönetimi, politika ve prosedürlerden sorumlusu

Madde 7- Kişisel verilerin korunması, saklanması, işlenmesi ve kişisel verileri silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçlerinin işletilmesinden Komite sorumludur.
Bu kapsamda Komite;

Gerekli prosedürleri oluşturur ve anılan prosedürün uygulanmasını sağlar.
Kişisel verilere ilişkin mevzuatta bir değişiklik meydana gelirse, yeni düzenlemelere uyum için GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ içi iş ve işlemlerin yapılmasını sağlar.
Kişisel verilerin envanterini hazırlar.
Kişisel verilerin envanterini periyodik olarak günceller.
Kişisel verilerin envanterinin sicile bildirir ve güncel tutulmasını sağlar.
Sicil ile yazışmaları yapar ve yazışmaları saklar.

Kişisel verileri işleyen üçüncü taraflar ise bu taraflarla yapılacak sözleşmeleri kontrol eder düzenlemeler kapsamında uyumluluğunu teyit eder. Üçüncü tarafları denetletir.
Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişileri belirler ve yetkilendirir.
Madde 8- Kurul, GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ içerisinde bulunan tüm kişisel verilerin korunmasına yönelik teknik ve idari önlemleri almak, gelişmeleri ve idari faaliyetleri sürekli takip etmekle ve gerekli prosedürleri hazırlayarak GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ içerisinde duyurmak ve bunlara uyulmasını sağlamak ve denetlemekle yükümlüdür. Kurul kişisel verilerin korunması kapsamında belirli periyotlarda kendisi veya dışarıdan denetimlerin yapılmasını sağlar. Kişisel verileri koruma ile ilgili, üst yönetimi periyodik olarak toplayarak hem mevcut durumu hem risklerin görüşülmesini sağlar. Toplantı kararlarını ıslak imza ile alarak dosyalar. Kişisel verileri koruma ile ilgili birimleri periyodik olarak portaldan / e posta / duyuru ile bilgilendirir.
Madde 9- Komite, tüm kişisel veri işleme süreçleri bakımından aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesini ve gerektiğinde açık rızanın alınmasını ve muhafazasını sağlamakla yükümlüdür.
Komite kişisel veriler ile ilgili;

Veri sorumlusunun kimliğinin duyurulmasını sağlar.
Kişisel verilerin işlenme amaçlarının; belirli, meşru ve açık amaçlar için olmasını sağlar, denetletir ve hem çalışan hem müşterilere duyurulmasını sağlar.
İşlenen verilerin kimlere hangi amaçla aktarılacağını açıklar.
Veri toplama yöntemi ve hukuki sebebi açıklar.
Komite kişisel verilerin işlenmesi için kişinin açık rızasının alınma yollarını belirler ve uygulatır, denetler.
Özel nitelikli kişisel verilerin kayıt altına alınması durumunda açık rızanın alınmasını mutlaka garanti eder.
Kişisel veri bulut sistemlerinde tutulacak ise veya yurtdışında saklanacak ise kişisel veri sahibinin mutlaka açık rızasının alınmasını sağlar. Kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkenin kurulca ilan edildiğinden emin olur.

Madde 10- Kişisel verilerin üçüncü taraflara aktarılması durumunda paylaşılacak yerin/makam statüsüne göre veri sahibinden açık rıza alınacak mı alınmayacak mı belirler. Aşağıda açık rıza alınmayacak durumlar belirlenmiştir. Her durumda aşağıdaki kurumlarla hangi verinin paylaşıldığının kaydı ve aşağıdaki statüye uyan üçüncü tarafların geçerli esasa uygun olduklarını kayıt altına alır:

Fiili imkânsızlıklar durumunda açık rıza alınamaması
Kendisinin veya bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğü söz konusu olduğunda
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması
Sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
Kişi, kendi verisini alenileştirmiş olması durumunda
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
Siyasi parti, vakıf, dernek veya sendika gibi kâr amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tabi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla kendi üyelerine ve mensuplarına yönelik verilerin işlenmesi durumunda
Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi durumunda

Madde 11- Komite, kişisel veri sahiplerinin başvurularını değerlendirir ve başvurulara cevap için GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ içerisinde koordinasyonu sağlar. Kurul ile iletişim halinde olunması gereken durumlarda gerekli koordinasyonu ve iletişimi sağlar. Kişisel veri sahibinin başvurması halinde aşağıdaki kişi haklarının yerine getirilmesini en geç 30 takvim günü içinde sağlar:

Kişinin kendi kişisel verisinin işlenip işlenmediğini bilmesi
Kişisel veri ile ilgili bilgi talep etme
İşlenme amacını açıklama
Yurtiçi veya yurtdışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri açıklama
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmesi durumunda bunların düzeltilme taleplerini alma ve işlem tamamlandığında geri dönüş yapma
Kişinin, kişisel bilgisini silme veya yok etme taleplerini alma ve işlem tamamlandığında geri dönüş yapma
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analizler sonucu veri sahibinin kendi aleyhine sonuç çıkması durumunda itiraz etmesi taleplerini alma ve işlem tamamlandığında geri dönüş yapma
Kişisel verinin kanuna aykırı olarak işlenip işlenmediği kontrol etme ve kişiden gelen talepleri takip etme ve sonuçlandırma

Madde 12- Komite, kişisel verilerin korunması, saklanması, işlenmesi ve imhası süreçlerinin Kanun’a ve Politikalara uyumu yönünde bir eksikliğin veya riskin tespit edilmesi halinde giderilmesi için gerekli önlemleri alır. Bu kapsamda Kurul, kendisine raporlanan her bir yeni işleme sürecinin denetimini yapar.
Madde 13- Komite, kişisel verilerin saklanması ve imhasına yönelik;

İlgili mevzuatlarda öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan saklama ve imha süresini belirler.
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in 11/2 maddesi uyarınca, altı ayı geçmeyecek periyotlarda işlenen kişisel verileri denetleyerek silinmesi, imha edilmesi veya anonim hale getirilmesi gereken kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini sağlar.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemlerin kayıt altına alınmasını sağlar ve söz konusu kayıtların, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanmasını sağlar.
Aşağıdaki gerekçelerden herhangi biri olduğunda; kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesini, yönetmeliklerde belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde sağlar:

İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde
Süresi dolması halinde
Veri sahibinin talebi halinde

Madde 14- Komite, GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’nın çalışanları tarafından kendisine raporlanan durumlara ve Politikalarda belirtilen usul ve esaslara aykırı olduğunu düşündüğü iş, işlem yahut eylemler ile ilgili ihlale yönelik düzenlemelere uygun eylem planı oluşturur. Komite konuya ilişkin yürürlükteki mevzuat hükümlerini dikkate alarak ihlale ilişkin Kişisel Veri Sahibine veya Kurum’a yapılacak bildirimi hazırlar, Kurum ile yapılacak yazışma ve iletişimi yürütür.
Kişisel verilere ilişkin başvurularda, prosedüre ilişkin uygunsuz hallerde, denetimde Ek-1 Olay Yönetim şemasında öngörülen şekilde hareket edilir ve sonuçlandırılır. Buna ilişkin çalışmalarda diğer departmanlar gerekli yardımı gösterir.
Madde 15- Kurulun isteyeceği belge ve bilgileri 15 takvim günü içinde gönderir ve gerektiğinde yerinde inceleme yapılmasına imkân sağlatır.
Şikâyet durumunda veya herhangi bir nedenle Kurulun tebliğlerini takip eder ve 30 takvim günü içerisinde yerine getirilmesini sağlar.
Madde 16- Komite, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve imhası ile hukuka aykırı erişimin önlenmesi amacıyla GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ çalışanlarının bilgilendirilmesini sağlar. GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ kişisel verilerine erişmesi gereken çalışanların söz konusu erişimi sağlamak için gerekli prosedürler oluşturulur ve bunun oluşturulması ve uygulanmasından Veri Sorumlusu Temsilcisi ve Komite müteselsilen sorumludur. Özel nitelikli kişisel verilere erişim yetkisinin verildiği sınırlı çalışanlara ait liste ve listenin takibi Komite tarafından yapılır.
İç Yönergenin Yürürlüğe Girmesi ve Değişiklikler
Madde 17- İç Yönerge, GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ yönetimi tarafından yürürlüğe konulur. İç Yönergede yapılacak değişiklikler ve yönerge düzenlemesi de aynı usule tabidir.

GENEL DEĞİRMEN MAKİNE VE
SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ